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差旅费及费用管理系统

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支招药企财务人员:报销审单难题不再难

医药企业的营销费用长期高企,而处理动辄数十亿费用报销的药企财务人员也是压力山大。费用金额越来越大,报销单据越来越多,财务审单难题如何解决呢?

面对代表交上来的报销单据,财务人员需要审核发票的合规性,挑出假票、废票;报销金额与发票金额是否一致;权签是否完整;费用是否在预算内,超预算与预算外费用有无特批;报销单填写的事项与发票是否一致,会计做账时要随发票走。以上五项审核缺一不可,因为①②⑤体现的是涉税风险控制,体现的是授权控制,体现的是预算控制方方面面都要把关负责其中的工作量和沟通成本可以想见。

 如何解决报销审单难题?软科动力服务的一家合资药企是这样解决的:上线法玛斯快三平台系统软件,通过系统管理分担或减轻上述五项审核工作量,轻松解决审单难题。

先说第①②⑤项涉税风险控制即针对发票的审核。代表报销的发票数量多,粘贴方式随意,发票与报销单据的关联还经常出错,除了审发票,财务人员还要花大量时间去理发票、对发票,白白耗费不少时间精力。

对此系统能够提供有效的解决办法:代表在线上创建报销单据时,可要求其按照发票情况来填写费用明细。报销单据在完成线上审批后,系统根据费用明细生成报销封面和发票黏贴单,代表按单据格式粘贴发票寄给财务部。

财务人员在收到报销单据后,无需再次整理发票,研究发票与费用项目的关系,可以快速核对报销金额与发票金额是否一致,报销单填写的费用项目与发票类型是否一致,再检验发票真伪即可完成审单,审单难度降低,工作量也大幅下降。

再说第③项授权控制财务人员在审核单据时要看权签是否完整,退回有漏签情况的单据并进行再次提交审核而一旦上线了费用管理系统,这项审核从此可以省略了!

最后看④项预算控制,财务人员通过费用预算实现静态的费用控制,通过预算额度实现动态的费用控制,所有费用的申请和报销均通过成本中心和费用科目(活动类型)与预算和额度相关联,实时、全面体现费用的计划、使用和结余情况,对费用花费行为进行预警或控制。

这样就不需要到了最后的报销环节才由财务人员进行事后管理。财务人员还可根据需要,在系统中对超额度、超申请的报销进行不同程度的控制,财务人员的审单压力自然减轻许多。

 由此可见,选对管理工具,财务人员审单难题就能迎刃而解。在减轻工作负担、提高工作效率的同时,还能规范报销管理,何乐而不为呢?

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